Facture électronique
Comprendre les avantages du réseau PEPPOL et son rôle clé dans le projet PDP de MyUnisoft
Parmi les standards qui facilitent l’interopérabilité et la fluidité des
3 juin 2025
Pas de panique : en adoptant une démarche structurée par étapes, vous pouvez mener cette transition de façon sereine et efficace.
Voici un plan en 4 étapes clés pour vous préparer à la facturation électronique, que vous soyez expert-comptable préparant vos clients ou entreprise souhaitant être conforme à temps.
Objectif : S’assurer que vous (cabinet ou entreprise) maîtrisez bien le sujet en interne avant de le déployer vers vos clients ou dans vos services. Il s’agit d’acquérir les connaissances et de mettre à niveau vos propres outils.
Cette personne suivra les évolutions réglementaires (lois, décrets, FAQ de la DGFIP…) et centralisera les informations pour les rediffuser en interne. Par exemple, l’Ordre des experts-comptables publie régulièrement des guides et mises à jour sur le sujet : votre référent doit en faire une veille active.
Organisez une réunion d’information ou un atelier pratique pour expliquer à vos équipes les bases de la réforme. Présentez le calendrier (2026/2027), les nouvelles obligations (formats, PDP, e-reporting) et les changements de procédures à venir. Fournissez leur un support mémo (par exemple un résumé de notre Livre Blanc ou une FAQ interne) pour qu’ils puissent s’y référer.
L’objectif est que chacun maîtrise le vocabulaire (PDP, PPF, Factur-X, etc.) et comprenne comment cela va impacter son travail au quotidien.
Faites l’inventaire de vos logiciels actuels (production comptable pour un cabinet, logiciel de facturation pour une entreprise, caisse, ERP…). Sont-ils compatibles avec la réforme ?
Par exemple, un cabinet devra vérifier que son logiciel comptable saura importer des factures électroniques et que son outil de production est connecté à une PDP.
Testez les connexions avec des environnements pilotes si disponibles. Mettez à jour les logiciels obsolètes ou installez les patchs fournis par les éditeurs pour intégrer les nouveaux formats. En 2025, de nombreuses solutions proposeront des versions de test : profitez-en pour les essayer en conditions réelles.
Si vous êtes cabinet et que vous gérez la facturation de certains clients, planifiez comment cela se fera via une PDP.
Si vous êtes une entreprise, réfléchissez à qui, en interne, validera les factures reçues via la plateforme, qui suivra les rejets, etc. Anticipez le changement d’habitudes (par exemple, ne plus saisir de facture papier, mais contrôler des flux numériques).
Mieux vaut rédiger de nouvelles procédures dès maintenant et les ajuster pendant la phase de test.
Cette première étape est une phase de montée en compétence interne.
Elle permet de créer un socle solide de connaissances et d’outils à jour, avant de se lancer dans le grand bain avec les clients ou les opérations réelles. En résumé : formez-vous, outillez-vous et organisez-vous.
Objectif : Informer toutes les parties prenantes externes (clients du cabinet, clients de l’entreprise, fournisseurs…) de l’arrivée de l’obligation, puis évaluer le niveau de préparation de chacun pour cibler l’accompagnement.
Diffusez une information claire et accessible sur la réforme.
Par exemple, un cabinet enverra à tous ses clients une lettre ou une note expliquant l’essentiel : quoi ? la facturation électronique devient obligatoire, quand ? dates 2026/2027, pourquoi ? enjeux et avantages, et surtout comment le cabinet va les accompagner.
Adaptez le message selon le profil : vous pouvez joindre des fiches d’information par typologie de client (TPE, PME, micro-entrepreneur, secteur mixte B2B/B2C…) détaillant l’impact pour chacun.
Par exemple, une micro-entreprise devra s’adapter pour recevoir des factures électroniques même si son volume est faible, une PME devra vérifier ses logiciels et processus, etc. L’important est que chacun prenne conscience que la réforme le concerne et qu’il y a un plan pour l’aider.
Incitez vos clients (ou vos départements internes concernés) à prendre contact pour un premier échange. L’objectif est de susciter des questions et de planifier un rendez-vous de diagnostic.
Par exemple : “Contactez-nous pour évaluer votre situation et préparer dès maintenant votre transition”. Ainsi, vous créez de l’interaction et montrez votre disponibilité.
Organisez des rendez-vous ou questionnaires de diagnostic pour chaque client (ou chaque entité interne si vous êtes un grand groupe).
Durant cet entretien, passez en revue des critères clés : utilise-t-il déjà un logiciel compatible ? A-t-il choisi une PDP ? Quel est son volume de factures ? Fait-il du B2C ? etc..
L’objectif est de segmenter vos clients en catégories de préparation :
Sur la base de cette segmentation, établissez un planning.
Par exemple, traitez en priorité les clients “à digitaliser d’urgence” dès T1 2025, car pour eux tout est à faire (choix d’un outil, etc.).
Les clients “prêts” pourront être vus un peu plus tard juste pour vérifier les paramétrages.
L’essentiel est de ne laisser personne de côté et de lisser la charge sur 2025 et début 2026.
En bref, cette étape 2 vise à embarquer tout le monde et à mesurer l’ampleur des chantiers client par client.
En communiquant tôt, vous évitez l’effet de surprise. En diagnostiquant, vous ciblez vos efforts là où c’est nécessaire.
Cette démarche proactive rassurera vos clients et vous fera gagner du temps lors du déploiement effectif.
Objectif : Mettre concrètement en place les outils nécessaires (logiciels, plateformes) et les paramétrer pour être conforme. C’est l’étape opérationnelle où l’on passe du plan à l’action.
Si ce n’est pas déjà fait, c’est le moment de sélectionner la Plateforme de Dématérialisation Partenaire qui sera utilisée pour émettre/réceptionner les factures.
Un cabinet d’expertise comptable peut opter pour la PDP MyUnisoft intégrée (sans surcoût pour ses clients), et/ou prévoir l’utilisation de la PDP de l’Ordre ou d’autres PDP partenaires en fonction des préférences de ses clients.
Une entreprise, de son côté, choisira la PDP recommandée par son logiciel ou son expert-comptable.
Dans certains cas, plusieurs PDP pourront être retenues (ex : une pour l’émission, une pour la réception), mais risque fortement de complexifier le travail au quotidien.
Assurez-vous que chaque client dispose d’un logiciel de facturation compatible.
Pour certains, cela passe par la mise à jour de l’existant. Pour d’autres, il faut installer un nouveau logiciel (ex : passer d’Excel à un vrai logiciel de facturation, ou adopter MyUnisoft Gestion pour bénéficier de l’intégration native).
Planifiez ces migrations en douceur.
Pensez aux paramétrages obligatoires : intégrer le numéro de SIREN de tous les clients dans la base, configurer les taux de TVA dans le logiciel, adapter les modèles de facture pour qu’ils comportent toutes les mentions légales, etc..
Mieux vaut préparer ces gabarits en amont plutôt que de découvrir au dernier moment qu’il manque une info.
Une fois les outils en place, effectuez des tests d’envoi et de réception de factures électroniques.
Par exemple, émettez une facture test depuis le logiciel du client A vers la plateforme et voyez si le client B la reçoit bien dans son système. Testez également des cas d’erreur (que se passe-t-il si le client B n’est pas encore raccordé ? la facture est-elle visible sur le portail public ?).
Corrigez les éventuels problèmes (ajuster un format de date, compléter une information manquante…). Ces tests permettront de valider que techniquement tout fonctionne.
De plus, cela servira de répétition générale pour les utilisateurs.
Organisez des sessions de formation pratiques pour montrer aux équipes comment utiliser la nouvelle plateforme ou le nouveau logiciel.
Par exemple :
Une courte formation (avec supports pas-à-pas) dissipera les craintes et évitera les erreurs de manipulation au démarrage.
À la fin de l’étape 3, tout doit être prêt : les choix technologiques effectués, les outils installés et configurés, et les utilisateurs formés. Vous abordez alors l’échéance légale avec confiance, car vous aurez déjà pratiqué en conditions quasi-réelles.
(NB : Si vous êtes un cabinet, n’oubliez pas de formaliser tout cela dans l’offre à vos clients : par exemple, signer un avenant de lettre de mission si vous prenez en charge de nouvelles tâches liées à la facturation électronique, ou préciser les responsabilités de chacun dans le processus.)
Objectif : Assurer un suivi régulier une fois que la facturation électronique est lancée, afin de corriger les derniers points bloquants, d’optimiser les processus et de pérenniser la conformité sur le long terme.
Prévoyez une période de “rodage” durant les premiers mois suivant l’entrée en vigueur (septembre 2026 et au-delà).
Pendant cette période, surveillez de près les échanges.
Par exemple, un cabinet pourra vérifier chaque semaine que les factures de ses clients passent bien, que aucune n’est rejetée par erreur, que les données de e-reporting sont bien envoyées, etc. Si des problèmes surviennent (un flux bloqué, un client final qui n’a pas encore de PDP, etc.), mettez en place des solutions transitoires (relancer le client non raccordé, utiliser le portail public comme relais temporaire, etc.).
Ce soutien proactif évitera que des situations durent et cause des pénalités ou des retards de paiement.
Après quelques semaines de fonctionnement, faites un point avec les utilisateurs (clients ou équipes internes) pour recueillir leurs retours.
Peut-être qu’un client aimerait un rapport mensuel de ses factures envoyées, ou qu’en interne vous décidez de changer l’organisation (par ex., déléguer la validation des factures reçues à tel service plutôt qu’à tel autre).
Affinez vos procédures en conséquence. L’idée est d’entrer dans un cycle d’amélioration continue.
La facturation électronique, comme tout processus numérique, va évoluer : soyez agile et prêt à adapter vos méthodes.
La réforme ne s’arrête pas en 2027 !
Il y aura sûrement des ajustements (nouvelles règles, extension possiblement aux transactions B2C un jour, etc.).
Continuez à vous tenir informé des mises à jour légales et techniques. Abonnez-vous aux communications officielles (DGFIP, Ordre des EC) et aux newsletters spécialisées. Ainsi, vous pourrez anticiper les changements plutôt que de les subir.
MyUnisoft et d’autres éditeurs diffuseront également les nouveautés sur leurs plateformes (ex : ajout d’un nouveau format standard, renforcement de la sécurité…).
Faites de la facture électronique un sujet récurrent dans votre relation client.
Par exemple, intégrez un point “factures électroniques” dans chaque bilan annuel ou rendez-vous.
Cela peut être pour vérifier que tout est en ordre, ou pour informer le client d’une nouvelle fonction dont il pourrait tirer parti (par ex., un nouveau tableau de bord de suivi des paiements dans son logiciel, ou la connexion de son logiciel de caisse via API).
Votre rôle de conseil se prolonge au-delà du déploiement initial.
À cette étape, l’idée est de pérenniser la conformité et de maximiser les bénéfices du nouveau système.
Avec le temps, la facturation électronique deviendra une routine bien huilée dans votre organisation.
Le but est qu’elle soit la plus automatisée et transparente possible pour vous. En restant vigilant les premiers mois, vous éviterez la plupart des écueils, et en restant informé, vous ne serez jamais pris de court.
Se préparer à la facture électronique demande un peu d’organisation, mais en découpant le projet en étapes claires, c’est tout à fait réalisable sans stress. Informez-vous, anticipez, testez et accompagnez vos équipes/clients. Chaque heure investie en 2025 vous en fera gagner plusieurs en 2026 !
Et n’oubliez pas les ressources à votre disposition :
En suivant ces étapes, vous aborderez l’échéance de 2026 avec confiance, et vous transformerez cette contrainte légale en projet fédérateur pour moderniser vos processus. Anticiper, c’est gagner : dès aujourd’hui, lancez la dynamique en mobilisant vos équipes et en impliquant vos partenaires de confiance (experts-comptables, éditeurs). Votre réussite sur ce chantier sera un atout compétitif majeur pour les années à venir.
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Tout ce qu’il faut savoir pour anticiper le passage à
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